Як все встигати і бути продуктивним
Плануйте
Особиста продуктивність будується на плануванні. Розбивайте велику справу на етапи, прямо покроково. Багатьом здається, що щоденне планування не допомагає, а лише відбирає час. Однак, коли ви побачите повний список справ, які необхідно виконати за обмежений період, то почнете ворушитися швидше.
Розставляйте пріоритети
Бізнес - це нескінченний потік завдань щодо його поліпшення. Або порятунку, якщо справи йдуть погано. Насамперед необхідно зосередитися на важливих і дуже термінових завданнях. Якщо з ними не розібратися, то інші завдання вже не доведеться вирішувати.
Розставити пріоритети, визначити терміновість і важливість завдань допоможе система Ейзенхауера. У Біном Крафт ми користуємося цією системою і вже переконалися в її ефективності. Найважливіші та найтерміновіші справи необхідно обов'язково виконувати і якнайшвидше. Зазвичай це ті завдання, які мають дедлайн: здати проєкт, відповісти замовнику, провести переговори тощо. Важливі та не термінові справи необхідно запланувати. Як правило, в цю категорію потрапляє те, що робить вас і ваш бізнес кращими: пройти навчання, навести лад у базі знань тощо.
Термінові й не важливі справи необхідно делегувати. Зазвичай це якась рутинна робота, яка не потребує особливих навичок. Остання категорія - справи не термінові та не важливі. Їх потрібно контролювати або взагалі видалити зі свого плану.
Є завдання, які забирають велику кількість часу. При цьому їх можна або автоматизувати, або делегувати. Наприклад, відповіді на дзвінки. Розібратися з клієнтами допоможе впровадження CRM. Додайте на своєму сайті форму зворотного зв'язку і налаштуйте систему так, що вона сама відповідатиме на найпоширеніші запитання і передаватиме заявки менеджерам. Для делегування завдань необов'язково наймати співробітників у штат. Ви можете передати їх виконання на аутсорсинг.
Знайдіть свій стиль роботи
Для кожної людини характерні природні піки активності. Комусь простіше справлятися з найскладнішими справами на початку дня. Іншим потрібен час, щоб "розігнатися" - такі люди краще працюють у другій половині дня. Відстежте періоди, коли ви найбільш ефективні. Плануйте важкі завдання на цей час. Пам'ятайте, на продуктивність впливає і наше самопочуття.
Бізнес - річ непередбачувана. Не складайте занадто щільний розклад - залиште місце для маневру. Якщо виникнуть форс-мажорні обставини, тоді вам не доведеться повністю ламати свій план. А ще не забудьте про час для відпочинку. Якщо якісно не перевести дух, то можна задихнутися. Біном Крафт торгова компанія проводить для співробітників тімбілдінги і пікніки, де можна поспілкуватися в неформальній обстановці.
Не забувайте оцінювати свою продуктивність. Наприкінці тижня звіряйтеся зі своїм планом. Проаналізуйте, що вдалося зробити і в які терміни, а що залишилося невиконаним і з яких причин. Проведений аналіз дасть змогу оптимізувати ваш робочий процес і підвищити рівень вашої продуктивності.